Factura simplificada vs ordinaria: cuándo emite cada una

Cobras un pedido en Stripe o cierras una venta en WooCommerce y te asalta la duda eterna del autónomo o pyme española: ¿qué tipo de factura tengo que emitir aquí, una simplificada o una completa? La respuesta corta es «depende del importe y de quién compra», pero la respuesta operativa real es más fina: depende de si tienes los datos fiscales del cliente, de si te los va a pedir y de cómo está montada tu pasarela de cobro. Equivocarse no es trivial: una factura ordinaria emitida sin los datos correctos del comprador o una simplificada cuando había obligación de emitir completa pueden darte un disgusto en una inspección. Vamos a ordenarlo.

La diferencia legal: factura simplificada vs ordinaria

La normativa española (Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012) define dos tipos principales de factura. La diferencia no está en el formato visual, sino en los datos obligatorios que cada una tiene que llevar y en cuándo se puede usar cada una.

Una factura simplificada —el sustituto del antiguo «ticket»— es la versión reducida. Tiene que incluir, como mínimo:

• Número y serie correlativos.
• Fecha de expedición.
• NIF y nombre del emisor.
• Identificación de los bienes o servicios entregados.
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, el desglose del IVA.
• Importe total.

Lo que NO está obligada a llevar es el detalle completo del destinatario: ni su NIF, ni su nombre, ni su domicilio fiscal. Por eso es la «factura sin datos del cliente» que sirve para una venta en mostrador o un cobro online a un particular.

Una factura ordinaria o completa lleva todo lo anterior y, además:

• Nombre o razón social y NIF del destinatario.
• Domicilio fiscal del destinatario.
• Base imponible desglosada por tipo impositivo.
• Cuota de IVA repercutida (importe en euros, no solo el porcentaje).
• Si aplica: recargo de equivalencia, exenciones, inversión del sujeto pasivo, mención a operación intracomunitaria.

Cuándo PUEDES usar simplificada

La AEAT permite emitir factura simplificada en estos casos generales:

• Operaciones cuyo importe no exceda 400 € (IVA incluido).
• Facturas rectificativas de simplificadas previas.
• Operaciones específicas autorizadas hasta 3.000 € (IVA incluido): ventas al por menor, servicios de hostelería, transporte de personas, peluquerías, gimnasios, aparcamientos, autopistas, tintorerías, lavanderías, salas de baile y otras actividades del listado del artículo 4.2 del Reglamento.

Cuándo NO puedes emitir simplificada (y debe ser ordinaria)

Aunque el importe sea bajo, hay supuestos en los que la factura tiene que ser obligatoriamente completa:

• Cuando el destinatario es empresario o profesional y la necesita para deducirse el IVA o el gasto.
• Cuando el cliente lo pida expresamente porque la necesita para su contabilidad (aunque sea particular).
• Operaciones intracomunitarias (entregas o prestaciones de servicios a otro Estado miembro).
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo.
• Exportaciones fuera de la UE.
• Ventas a distancia y régimen OSS cuando se requiere identificación del destinatario.

Resumiendo: simplificada no es «más cómodo siempre». Es una excepción acotada por importe y tipo de operación. Si tu cliente es B2B o te pide la factura con todos los datos, la respuesta es ordinaria sí o sí.

Cuándo te conviene cada una

Más allá de lo legal, hay una capa práctica de cuándo conviene emitir una u otra. Si vendes online en España, los escenarios típicos son tres.

Venta B2C de bajo importe → simplificada está bien

Vendes un infoproducto de 27 € a un consumidor final que no te va a pedir la factura con NIF. El cobro entra por Stripe, el cliente recibe el acceso al producto y nunca te escribe. La factura simplificada es perfectamente válida y cumple. No tiene sentido pedirle el NIF en el checkout para una compra de menos de 30 €: solo añadirías fricción y caída de conversión.

Venta B2B con NIF → ordinaria sí o sí

Una empresa te compra un servicio de 600 €. Te van a pedir factura con razón social, NIF, dirección fiscal y desglose de IVA para deducírselo. Aquí la simplificada no vale: por importe (>400 €) y por destinatario (empresario). Tienes que emitir factura ordinaria con los datos completos del comprador.

Servicios profesionales recurrentes → ordinaria

Si tu modelo es una suscripción mensual de 49 € a un cliente que es autónomo o pyme y necesita la factura para sus gastos, la solución correcta es ordinaria desde el primer cobro, aunque cada cuota individual esté por debajo de 400 €. La razón es que el cliente la va a deducir, y deducir un gasto requiere factura completa con NIF.

Para entender cómo encaja todo esto con la facturación legal en España y la integración con tu pasarela, ayuda revisar esta guía completa de Factura Directa.

Cómo decide PayPam en Stripe

En el lado Stripe la decisión la toma PayPam automáticamente, sin que tengas que pulsar nada en cada cobro. La lógica es la siguiente.

Cada vez que entra un evento payment_intent.succeeded o invoice.paid en Stripe, PayPam dispara su flujo de creación de factura. El primer paso es buscar al cliente por email en Factura Directa mediante la llamada find_contact_by_email.

Aquí salen dos caminos:

• El contacto existe en FD. PayPam emite factura ordinaria asociada a ese contacto. Estado interno: ok_contacto. La factura sale completa, con razón social, NIF, dirección fiscal, base imponible desglosada y cuota de IVA. Todo lo que el contacto en FD tenga registrado se vuelca a la factura.
• El contacto NO existe en FD. PayPam aplica el fallback automático a factura simplificada. Estado interno: ok_simplificada. Sale una factura sin datos del destinatario, válida según AEAT mientras el importe esté dentro de los límites de la simplificada (≤400 € en general).

¿Por qué este fallback en Stripe y no en WooCommerce? Porque Stripe no captura NIF en el checkout estándar. Stripe te pasa el email del comprador y poco más en términos fiscales. Si tú ya tenías ese cliente dado de alta en FD —porque le facturaste antes manualmente, porque lo importaste, porque lo creaste a través del panel de Factura Directa— PayPam lo encuentra y emite ordinaria. Si no, la única opción legal y razonable es simplificada.

Esto encaja muy bien con el caso típico de Stripe: pagos online de importe bajo (suscripciones, infoproductos, servicios SaaS) donde el comprador final es un consumidor que no necesita factura con NIF. Y para los clientes B2B recurrentes, basta con tenerlos creados en FD una vez y a partir de ahí cada cobro genera ordinaria. El detalle fiscal de cómo ajustar Verifactu en este flujo se cubre en esta guía de facturación de Stripe en España.

Cómo decide PayPam en WooCommerce

En WooCommerce el escenario es distinto. WC sí permite capturar NIF en el checkout (con plugins como wc-apg-nifcifnie-field y otros plugins compatibles, ambos soportados de fábrica por PayPam). Eso cambia la lógica de decisión.

Cuando un pedido se completa en WooCommerce, PayPam dispara el flujo de facturación. El primer paso aquí es find_or_create_contact: si el comprador ya existe en FD (busca por email o NIF), lo reutiliza; si no existe, lo crea desde cero con los datos del checkout —nombre, dirección, NIF si lo capturaste con uno de los plugins compatibles—.

Con el contacto preparado, PayPam emite factura ordinaria. Estado interno: ok_contacto. Aquí el comportamiento por defecto es siempre ordinaria si todo va bien, porque WC sí te ha dado los datos para hacerla.

¿Cuándo entra el fallback a simplificada en WC? Hay un caso concreto: si Verifactu rechaza el NIF al validar la factura emitida (NIF inválido, formato incorrecto, no encontrado en el censo de la AEAT), PayPam reacciona con un fallback automático y emite factura simplificada para ese pedido. Estado interno: ok_simplificada.

Esto evita el bloqueo más frustrante posible: que un cliente te ponga un NIF mal escrito en el checkout y, en lugar de quedarte sin factura, salga la simplificada y al menos el ingreso quede registrado contablemente. La factura ordinaria correcta se puede emitir después, una vez tengas el NIF bueno.

Otros estados internos que verás en el panel:

• ok_rectificativa: rectificativa completa con contacto (correcciones a una ordinaria previa).
• ok_rectificativa_simplificada: rectificativa de una simplificada previa.

Si vendes B2B por WooCommerce y necesitas que TODAS las facturas salgan ordinarias sin excepción, lo correcto es validar el NIF en el checkout antes de aceptar el pedido. PayPam emite contra lo que reciba, así que la calidad del dato fiscal en WooCommerce depende de la validación previa. La automatización del flujo completo WC → FD se cubre en esta guía sin Zapier.

Qué hacer si te emitió simplificada y querías ordinaria

Caso real: un cliente B2B compra por Stripe, no estaba en FD, PayPam le emitió simplificada por fallback. Una semana después el cliente te escribe pidiendo «la factura con mi NIF» para deducírsela. ¿Qué hacer?

El procedimiento correcto es:

1. Crea el contacto en Factura Directa con todos los datos fiscales correctos: razón social, NIF, dirección, código postal, país.
2. Emite una factura rectificativa desde FD. Si la simplificada original era válida en su momento (importe ≤400 €, sin requerimiento previo de ordinaria), la rectificativa convierte la operación a una factura ordinaria con todos los datos del cliente. PayPam usa los estados ok_rectificativa y ok_rectificativa_simplificada precisamente para diferenciar estos casos.
3. Envía la rectificativa al cliente y archívala en tu serie de rectificativas. Tu contable la procesará junto con la original.

A partir de ese momento, como el contacto ya existe en FD con su email registrado, los siguientes cobros que entren por Stripe de ese mismo cliente se emitirán automáticamente como ordinarias (ok_contacto). El fallback a simplificada solo se vuelve a activar si por alguna razón el contacto se elimina o el email cambia.

Una nota práctica: si tu modelo es claramente B2B, conviene darlos de alta en FD antes o pedir el NIF en algún paso previo al cobro. Así PayPam ya los encuentra al primer payment_intent.succeeded y nunca caes en el fallback. Si vienes empezando con FD y aún no tienes la cuenta activa, el código del Plan Amigo te da el primer mes de Factura Directa gratis para montar todo con calma.

Preguntas frecuentes

¿Es legal emitir factura simplificada en lugar de completa por defecto?

Sí, dentro de los límites del Reglamento de facturación: importe ≤400 € (IVA incluido) en general, hasta 3.000 € en operaciones específicas autorizadas, y siempre que el destinatario no sea empresario o profesional que la necesite para deducir, ni te la pida expresamente. Si tu modelo es B2C de bajo importe, la simplificada es perfectamente válida.

¿Puedo convertir una factura simplificada en ordinaria a posteriori?

Sí. El procedimiento es emitir una factura rectificativa desde FD asociando el contacto con todos sus datos fiscales. La rectificativa anula y sustituye la simplificada original a efectos contables del cliente, que ya puede deducirse el IVA y el gasto.

¿PayPam captura el NIF en Stripe?

No. Stripe no expone el NIF del comprador en su checkout estándar y PayPam no añade campos en el checkout de Stripe. La identificación fiscal en Stripe se hace por email contra contactos ya existentes en FD. En WooCommerce sí se captura el NIF cuando usas un plugin compatible (wc-apg-nifcifnie-field y otros plugins compatibles).

¿Qué pasa si el importe en Stripe supera los 400 € y no hay contacto en FD?

PayPam emite simplificada por fallback igual, pero técnicamente esa operación debería tener factura ordinaria por importe. La forma correcta de evitarlo es tener al cliente dado de alta en FD antes de su primer cobro. Si ya pasó, emite una rectificativa con los datos completos del cliente.

¿La factura simplificada permite al cliente deducirse el IVA?

No, salvo que se convierta en una «factura simplificada cualificada» que incluya los datos del destinatario (nombre, NIF, domicilio) y la cuota de IVA repercutida desglosada en euros. Sin esos datos extra, no es deducible. Lo más limpio para el cliente B2B es emitir directamente factura ordinaria.

Deja que la lógica decida por ti

Distinguir entre factura simplificada vs ordinaria es importante para cumplir, pero no debería robarte tiempo en cada cobro. La decisión correcta depende de tres datos: importe, tipo de cliente y si tienes su NIF. PayPam aplica esa lógica de forma automática en cada cobro de Stripe y en cada pedido de WooCommerce, con fallback a simplificada cuando no hay contacto en FD o cuando Verifactu rechaza un NIF inválido. Tú solo tienes que mantener limpios tus contactos en Factura Directa y validar bien el NIF en WooCommerce; el resto lo decide el plugin.

Por 7,95 €/mes plano, PayPam conecta Stripe y WooCommerce con tu cuenta de Factura Directa, emite la factura correcta en cada caso (ordinaria, simplificada, rectificativa) y registra el estado interno de cada operación para que puedas auditarlo. Si vendes online en España, esa diferencia entre «decidir cada factura a mano» y «que la lógica decida por ti» se nota desde el primer mes.